擬定會議計劃

1、確定會議名稱、議題、時間、地點等基本要素

2、成立會務工作機構

（1）大中型會議的籌備和服務工作，不可能一兩個人完成，這就需要組建會議籌備機構。

（2）一般來講，會務籌備機構分成會務組、接待組、秘書組等幾個小組，各組分工明確，互相協調，即熟記本崗位職責，又要胸有全局。

（3）一般的小型會議，只設立會務組負責全部事宜。有些單位，會務工作由辦公室全部負責。

3、制定會議預算

會務人員應本著勤儉辦會的原則，對會議的經費做出預算，并提出籌集會議經費的方法、渠道，報領導審批。

（1）會議經費的構成

①交通費用；②會議室費用；③住宿費用；④餐飲費用；⑤參觀與旅游費用；⑥培訓費、講演費及演出費用；⑦預算外支出

（2）會議經費的籌措

①行政事業經費劃撥；②主辦者分擔；③與會者分擔個人費用；④社會贊助；⑤轉讓會徽等無形資產使用權

4、擬定會議議程、日程、程序

（1）會議議程、日程、程序的含義

①會議議程

會議議程是會議主要活動的順序安排，它是對議題性活動的程序化，即將會議的議題根據主次、輕重、先后次序編排。

②會議日程

會議日程是把一天中會議議程規定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、娛樂等等。

③會議程序

會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細的活動步驟。以舉行頒獎、選舉、揭牌等儀式為主的會議活動，一般只制定會議程序。

（2）會議議程制作要點

會議議程設計的注意事項

①應按照議題所涉各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

②議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質的問題排列在一起

③保密性較強的議題，一般放在后面。這樣有利于安排無關人員退場及有關人員到場

④各項報告中，財務報告放在最前面，人事報告放在最后面，其他類似報告排在一起。

5、制發會議通知

（1）會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。

（2）一般來說，規模較大、較為重要的會議都應發書面通知。如果參加對象與人數不明確，可在報上刊登公告。

（3）有些重要的會議通知，必須確認被通知人收到通知，并取得一定的證明，以免事后相互推卸責任。